Електронні трудові книжки: що треба зробити українцям до 2026 року.

Згідно з інформацією, яка поширилася на YouTube-каналі Factor.Academy, українцям потрібно перейти на електронні трудові книжки до 10 червня 2026 року. Усі дані з паперових документів мають бути переведені у цифровий формат протягом цього часу.

Способи оцифрування

Як повідомляє inkorr.com: Є два способи оцифрування: можна завантажити скан документа на онлайн-портал Пенсійного фонду або ж вручну оцифрувати всі записи. Деякі роботодавці вже отримали нагадування від ПФУ й почали цей процес.

Хто відповідальний за оцифрування?

Згідно з законодавством, роботодавці не зобов'язані сканувати й передавати трудові книжки, але цю процедуру може виконати сам працівник, страхувальник або його представник.

• Якщо роботодавець вирішить виконати оцифрування, він може зробити це централізовано, що спростить процес для працівників.

Необхідність згоди працівника

Якщо трудова книжка перебуває у роботодавця, сканування є частиною кадрового процесу і не потребує додаткових дозволів. Достатньо просто надати документ для сканування та відразу його повернути.

Перевірка перед оцифруванням

Перед тим, як завантажувати дані, важливо впевнитись, що всі записи в трудовій книжці внесені коректно, а якість сканів відповідає встановленим вимогам.

Як подати скани до ПФУ роботодавцю

• Увійдіть до кабінету страхувальника на порталі ПФУ.
• Авторизуйтеся за допомогою електронного підпису.
• Виберіть у меню: "Комунікації з ПФУ - Відомості про трудові відносини (трудова книжка)".

Як працівнику здійснити процес самостійно

• Зайдіть у свій кабінет на порталі ПФУ.
• Перейдіть до розділу "Комунікації з ПФУ - Відомості про трудові відносини".
• Перевірте дані, завантажте скани та надішліть.

Штрафи за несвоєчасне оцифрування

Запізніле оцифрування може ускладнити призначення пенсій чи соціальних виплат, але для роботодавців штрафи не передбачені.

Отже, українські пенсіонери мають до червня 2026 року для переходу на електронні трудові книжки шляхом оцифрування даних з паперових документів. Цей процес можна виконати самостійно або ж довірити його роботодавцям. Недотримання термінів може призвести до труднощів із пенсійними або соціальними виплатами.