Elektronische Arbeitsbuch: Was Ukrainer bis 2026 tun müssen.

Laut Informationen, die auf dem YouTube-Kanal Factor.Academy verbreitet wurden, müssen Ukrainer bis zum 10. Juni 2026 auf elektronische Arbeitsbücher umstellen. Alle Daten aus Papierdokumenten müssen in dieser Zeit in ein digitales Format übersetzt werden.

Methoden der Digitalisierung

Nach Angaben von inkorr.com: Es gibt zwei Methoden zur Digitalisierung: Man kann einen Scan des Dokuments auf dem Online-Portal der Rentenversicherung hochladen oder alle Einträge manuell digitalisieren. Einige Arbeitgeber haben bereits Erinnerungen von der Rentenversicherung erhalten und diesen Prozess begonnen.

Wer ist für die Digitalisierung verantwortlich?

Nach der Gesetzgebung sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, Arbeitsbücher zu scannen und zu übermitteln, aber dieser Prozess kann vom Arbeitnehmer, dem Versicherungsnehmer oder einer seiner Vertreter durchgeführt werden.

• Wenn der Arbeitgeber entscheidet, die Digitalisierung durchzuführen, kann er dies zentralisiert tun, was den Prozess für die Arbeitnehmer vereinfacht.

Notwendigkeit der Zustimmung des Arbeitnehmers

Wenn das Arbeitsbuch beim Arbeitgeber ist, ist das Scannen Teil des Personalprozesses und benötigt keine zusätzlichen Genehmigungen. Es genügt, das Dokument zum Scannen bereitzustellen und sofort zurückzugeben.

Überprüfung vor der Digitalisierung

Bevor die Daten hochgeladen werden, ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Einträge im Arbeitsbuch korrekt erfasst sind und die Qualität der Scans den festgelegten Anforderungen entspricht.

Wie man Scans an den Arbeitgeber der Rentenversicherung übermittelt

• Loggen Sie sich in das Konto des Versicherungsnehmers im Portal der Rentenversicherung ein.
• Autorisieren Sie sich mit einer elektronischen Signatur.
• Wählen Sie im Menü: 'Kommunikation mit der Rentenversicherung - Informationen über Arbeitsverhältnisse (Arbeitsbuch)'.

Wie der Arbeitnehmer den Prozess selbst durchführen kann

• Gehen Sie zu Ihrem Konto im Portal der Rentenversicherung.
• Gehen Sie zum Abschnitt 'Kommunikation mit der Rentenversicherung - Informationen über Arbeitsverhältnisse'.
• Überprüfen Sie die Daten, laden Sie die Scans hoch und senden Sie sie ab.

Strafen für verspätete Digitalisierung

Verspätete Digitalisierung kann die Gewährung von Renten oder Sozialleistungen erschweren, aber für Arbeitgeber sind keine Strafen vorgesehen.

Somit haben ukrainische Rentner bis Juni 2026 Zeit, um auf elektronische Arbeitsbücher umzusteigen, indem sie die Daten aus Papierdokumenten digitalisieren. Dieser Prozess kann selbstständig oder an die Arbeitgeber delegiert werden. Die Nichteinhaltung der Fristen kann zu Schwierigkeiten bei Renten- oder Sozialleistungen führen.