Електронні трудові книжки до 2026: що потрібно зробити кожному працівнику.

Як повідомляє inkorr.com: До 10 червня 2026 року всі працівники в Україні

мусить перейти на електронну трудову книжку

, після чого паперові варіанти перестануть мати юридичну силу. Усі кадрові операції та призначення пенсій здійснюватимуться лише через електронний реєстр Пенсійного фонду України (ПФУ). Більш детальну інформацію про процес оцифрування цього документа

повідомили

у ТСН.

Електронна трудова книжка – це цифровий аналог звичного паперового документа, розроблений для зменшення бюрократії та усунення ризиків втрати чи пошкодження даних.

Алгоритм оцифрування трудової книжки: Інструкція для працівників

Дані можуть подавати як самі працівники, так і їхні роботодавці. Процес відбувається через портал Пенсійного фонду України в розділі «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини».

Щоб оцифрувати трудову книжку, потрібно:

1. Сканувати всі сторінки паперової трудової книжки. Сканування має бути кольоровим (.jpg або .pdf), а кожен файл не повинен перевищувати 1 МБ.

2. Завантажити ці файли до особистого кабінету на порталі ПФУ.

3. Підтвердити подані документи за допомогою КЕП, BankID або «Дія.Підпис».

Які документи також потрібно оцифрувати та подати до ПФУ

Важливо: до електронної трудової книжки потрібно додати документи, що підтверджують

стаж, особливо набутий до 2004 року

(до впровадження системи пенсійного страхування). Це критично важливо для точного розрахунку пенсії. Потрібно додати:

• Дипломи про освіту;

• Військовий квиток;

• Свідоцтво про народження дитини (для жінок);

• Довідки або накази (для уточнень).

Контроль та виправлення помилок

Перевірити внесені дані можна в особистому кабінеті на сайті ПФУ. Дані про стаж з 1 січня 2004 року додаються автоматично. Стаж до цієї дати необхідно вводити вручну, завантажуючи скан-копії.

Паперову трудову книжку можна зберігати до червня 2026 року. Після цього терміну вона матиме лише архівну цінність.

У разі виявлення помилок в електронній версії дані можна виправити. Для цього слід повторно надіслати відскановані документи з електронним підписом. Щоб виправити одну неточність, досить надіслати лише скан того аркуша з виправленням разом із титульним листом.

Процес переходу на електронні трудові книжки обіцяє спростити взаємодію працівників з Пенсійним фондом та зменшити ризики, пов'язані з паперовими документами. Це важливий крок на шляху до цифровізації державних послуг та більшої прозорості у сфері трудових відносин.