Elektronische Arbeitsbücher bis 2026: Was jeder Arbeitnehmer tun muss.

Nach Angaben von inkorr.com: Bis zum 10. Juni 2026 müssen alle Arbeitnehmer in der Ukraine

auf das elektronische Arbeitsbuch umsteigen

, nach dem die Papierversionen ihre rechtliche Gültigkeit verlieren werden. Alle Personalvorgänge und Rentenzuweisungen werden ausschließlich über das elektronische Register des Rentenfonds der Ukraine (PFU) durchgeführt. Genauere Informationen über den Digitalisierungsprozess dieses Dokuments

wurden

bei TSN mitgeteilt.

Das elektronische Arbeitsbuch ist ein digitaler Nachfolger des gewohnten Papierdokuments, das entwickelt wurde, um bürokratische Hürden zu verringern und das Risiko von Datenverlust oder -beschädigung zu beseitigen.

Algorithmus zur Digitalisierung des Arbeitsbuchs: Anleitung für Arbeitnehmer

Die Daten können sowohl von den Arbeitnehmern selbst als auch von ihren Arbeitgebern eingereicht werden. Der Prozess erfolgt über das Portal des Rentenfonds der Ukraine im Abschnitt „Kommunikation mit dem PFU“ → „Informationen über Arbeitsverhältnisse“.

Um das Arbeitsbuch zu digitalisieren, müssen Sie:

1. Alle Seiten des papierhaften Arbeitsbuchs scannen. Der Scan muss farbig (.jpg oder .pdf) sein, und jede Datei darf 1 MB nicht überschreiten.

2. Diese Dateien in Ihr persönliches Konto auf dem PFU-Portal hochladen.

3. Die eingereichten Dokumente mit der elektronischen Signatur, BankID oder „Dija.Unterschrift“ bestätigen.

Welche Dokumente müssen ebenfalls digitalisiert und beim PFU eingereicht werden

Wichtig: Zum elektronischen Arbeitsbuch müssen Dokumente hinzugefügt werden, die

den Beschäftigungszeitraum belegen, insbesondere den vor 2004 erworbenen

(vor der Einführung des Rentenversicherungssystems). Dies ist entscheidend für die genaue Berechnung der Rente. Folgendes ist hinzuzufügen:

• Bildungsdiplome;

• Militärdienstausweis;

• Geburtsurkunde des Kindes (für Frauen);

• Bescheinigungen oder Anordnungen (zur Klärung).

Kontrolle und Korrektur von Fehlern

Die eingegebenen Daten können im persönlichen Konto auf der PFU-Website überprüft werden. Daten über den Beschäftigungszeitraum ab dem 1. Januar 2004 werden automatisch hinzugefügt. Den Zeitraum bis zu diesem Datum muss manuell eingegeben werden, indem Scankopien hochgeladen werden.

Das papierhafte Arbeitsbuch kann bis Juni 2026 aufbewahrt werden. Nach diesem Zeitpunkt wird es nur noch archiviert gelten.

Bei Feststellung von Fehlern in der elektronischen Version können die Daten korrigiert werden. Dazu müssen die gescannten Dokumente mit einer elektronischen Signatur erneut eingereicht werden. Um einen Fehler zu korrigieren, genügt es, nur den Scan der Seite mit der Korrektur zusammen mit dem Titelblatt zu senden.

Der Übergangsprozess zu elektronischen Arbeitsbüchern soll die Interaktion der Arbeitnehmer mit dem Rentenfonds verbessern und die Risiken im Zusammenhang mit Papierdokumenten verringern. Dies ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung staatlicher Dienstleistungen und mehr Transparenz im Bereich der Arbeitsverhältnisse.