Elektroniczne książki pracy do 2026: co każdy pracownik powinien zrobić.

Jak informuje inkorr.com: Do 10 czerwca 2026 roku wszyscy pracownicy na Ukrainie

muszą przejść na elektroniczną książkę pracy

, po czym papierowe wersje przestaną mieć moc prawną. Wszystkie operacje kadrowe oraz przyznawanie emerytur będą realizowane tylko przez elektroniczny rejestr Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Ukrainy (ZUS). Szczegółowe informacje na temat procesu cyfryzacji tego dokumentu

przekazano

w TСN.

Elektroniczna książka pracy to cyfrowy odpowiednik zwykłego dokumentu papierowego, stworzony w celu zmniejszenia biurokracji i wyeliminowania ryzyk związanych z utratą lub uszkodzeniem danych.

Algorytm cyfryzacji książki pracy: Instrukcja dla pracowników

Dane mogą przekazywać zarówno sami pracownicy, jak i ich pracodawcy. Proces odbywa się przez portal Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Ukrainy w sekcji „Komunikacja z ZUS” → „Informacje o stosunkach pracy”.

Aby cyfryzować książkę pracy, należy:

1. Skanować wszystkie strony papierowej książki pracy. Skanowanie musi być kolorowe (.jpg lub .pdf), a każdy plik nie może przekraczać 1 MB.

2. Załadować te pliki do osobistego konta na portalu ZUS.

3. Potwierdzić złożone dokumenty za pomocą KEP, BankID lub „Dія.Podpis”.

Jakie dokumenty również należy cyfryzować i składać do ZUS

Ważne: do elektronicznej książki pracy należy dołączyć dokumenty potwierdzające

staż, szczególnie nabyty przed 2004 rokiem

(przed wprowadzeniem systemu ubezpieczeń emerytalnych). Ma to kluczowe znaczenie dla dokładnego obliczenia emerytury. Należy dodać:

• Dyplomy o wykształceniu;

• Karta wojskowa;

• Akt urodzenia dziecka (dla kobiet);

• Zaświadczenia lub polecenia (dla wyjaśnień).

Kontrola i poprawa błędów

Można sprawdzić wprowadzone dane w osobistym koncie na stronie ZUS. Dane o stażu od 1 stycznia 2004 roku dodawane są automatycznie. Staż do tej daty należy wprowadzać ręcznie, przesyłając skany.

Papierową książkę pracy można przechowywać do czerwca 2026 roku. Po tym terminie będzie miała tylko wartość archiwalną.

W przypadku wykrycia błędów w wersji elektronicznej dane można poprawić. W tym celu należy ponownie przesłać zeskanowane dokumenty z podpisem elektronicznym. Aby poprawić jedną nieścisłość, wystarczy przesłać tylko skan tej strony z poprawką razem z tytułową kartą.

Proces przejścia na elektroniczne książki pracy ma na celu uproszczenie interakcji pracowników z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i zmniejszenie ryzyk związanych z dokumentami papierowymi. To ważny krok w kierunku cyfryzacji usług publicznych oraz większej przejrzystości w obszarze stosunków pracy.